INFORMATION ZUR ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN NACH DER DSGVO FÜR BEWERBER

18.08.2020: Aktualisierung unserer Datenschutzhinweise

Auf Grundlage der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes vom 16.07.2020 setzen wir hiermit unsere Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter, Webseitenbesucher und sonstige Kommunikationspartner davon in Kenntnis, dass möglicherweise bei einer Nutzung US-amerikanischer Dienstleister wie Amazon, Asana, Facebook, Google, MailChimp, Twitter, TeamViewer, YouTube, etc. und ihrer jeweiligen europäischen Tochterunternehmen im Rahmen der Kommunikation kein angemessenes und den EU-Regeln vergleichbares Datenschutzniveau eingehalten werden kann. Aufgrund nationaler Gesetze kann ein außereuropäischer Anbieter aufgrund des nationalen Rechts gezwungen sein, Kommunikationsdaten an nationale Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass diese Herausgabe in einem unabhängigen gerichtlichen Verfahren auf Antrag des Betroffenen auf seine Rechtmäßigkeit hin geprüft werden kann. Da diese Feststellung des Gerichtes auch für Unternehmen mit Sitz und Datenverarbeitung in Europa sowohl unter dem sog. EU-US Privacy Shield, als auch den Standardvertragsklauseln sowie den Verbindlichen Unternehmensregelungen zutrifft, müssen wir nunmehr im Einzelfall alle Datenübermittlungen an Drittanbieter prüfen und gegebenenfalls einstellen oder durch EU-ansässige Anbieter ersetzen. Hierzu sind wir gegenwärtig im Gespräch mit unseren Dienstleistern und den Aufsichtsbehörden.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung bei unserem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung entsprechend teilen wir Ihnen Folgendes mit:

I. Datenverarbeiter

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

hepster ist eine Marke der

MOINsure GmbH
Campus Altkarlshof, Am Kreuzgraben 1a
18146 Rostock

Tel.: +49 381 203 888 00

eMail: info@hepster.com

1.2 Name und Kontaktdaten des Vertreters in der EU nach Art. 27 DSGVO

(nur bei nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder

Auftragsverarbeitern)

trifft nicht zu

1.3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Externer Datenschutzbeauftragter:

ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB

Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder

Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch

Tel.: +49 381 – 649 210

eMail: dsb-nord@ecovis.com

web: www.ecovis.com/datenschutzberater

II. Verarbeitungsrahmen

2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung und in Abhängigkeit des konkreten Zwecks, zu dem wir Ihre Daten

erheben, verarbeiten wir regelmäßig folgende Daten bzw. Kategorien von Daten:

ALLGEMEIN:

Identifikationsdaten
Anrede / Geschlecht
Adressdaten
Persönliche Daten
Berufliche Tätigkeiten
Wohnadresse
Gegenwärtige Arbeitsstelle
Staatsangehörigkeit
Einwanderungsstatus
Berufsqualifikation
Berufserfahrung
Beginn / Beendigung eines Arbeitsverhältnisses
Berufliche Entwicklung
Elterneigenschaft
Geburtsdatum und Familienstand
Angaben zu Kindern
Vorlieben, Gewohnheiten, soziale Kontakte

2.2 Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen.

Soweit dies für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlich ist, verarbeiten wir ggf. von anderen Stellen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Presse, Internet und andere Medien) beziehen.

2.3 Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, insbesondere wenn nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten(aus HGB, StGB oder AO) oder berufsrechtlichen Vorschriften die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist. Bei Bewerbungen, die wir nicht berücksichtigt haben, geschieht dies in der Regel sechs Monate nach Beendigung des Auswahlverfahrens.

Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch länger gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

2.4 Zwecke der Verarbeitung

Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind die Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung, und in diesem Zusammenhang

Prüfung und Beurteilung Ihrer Geeignetheit für die zu besetzende Stelle,
Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Umfang,
ggfls. Registrierung und Authentifizierung für die Bewerbung über unsere Website
ggfls. Erstellung des Arbeitsvertrages,
Nachweisbarkeit von Transaktionen
Reise- und Veranstaltungsmanagement, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung, Berechtigungs- und Ausweisverwaltung,
Kostenerfassung und Controlling,
vertragsbezogene Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen) mit Ihnen,
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
Gewährleistung der IT-Sicherheit (u. a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern
Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder die Nutzung Ihrer Daten für spätere Vakanzen

2.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO dann der Fall, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist

Sie haben uns ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Antrag erfolgen;
die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen;
die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person zu schützen;
die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Dies ist insbesondere dann zu berücksichtigen, wenn Sie noch nicht volljährig sind.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt daher in der Regel auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Schließlich kann es vorkommen, dass wir die Datenverarbeitung auf eine von Ihnen freiwillig, informiert und unmissverständlich für einen konkreten Zweck abgegebene Einwilligung stützen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Einwilligung gesondert. Hinsichtlich der Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern oder die Nutzung Ihrer Daten für spätere Vakanzen erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Basis einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

2.6 Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise

das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;
die Betrugsprävention;
Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und
interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch von Daten innerhalb unseres Unternehmens /unserer Unternehmensgruppe

in Betracht.

Insbesondere wird die Datenverarbeitung innerhalb unserer Unternehmensgruppe auf unser berechtigtes Interesse gestützt, sich zur Erfüllung der uns im Rahmen eines ordnungsgemäßen Bewerbermanagements treffenden Aufgaben und Pflichten einer zentralen Stelle innerhalb unserer Unternehmensgruppe zu bedienen. Wir stützen die Datenverarbeitung und insbesondere Weitergabe daher auf berechtige Interessen, soweit es die oben genannten Zwecke erfordern. Dies betrifft beispielsweise

die Sicherung eines einheitlichen Bewerbermanagements und einheitlicher Qualitätsstandards innerhalb unseres Unternehmens / der zu unserer Unternehmensgruppe gehörenden Unternehmen und
die Weitergabe an für uns tätige Rechtsvertreter.

2.7 Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht im Bewerbungsprozess nicht.

2.8 Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss

Die von uns erhobenen Daten sind für die ordnungsgemäße Durchführung eines Auswahlverfahrens zwingend erforderlich.

2.9 Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten besteht nicht.

2.10 Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung

Stellen Sie die erforderlichen Daten nicht bereit, so ist eine Teilnahme am Auswahlverfahren nicht möglich.

2.11 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Bei uns werden keine automatisierten Bewertungssysteme eingesetzt.

III. Weitergabe und Auslandsbezug

3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an andere Empfänger und Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

EMPFÄNGER INTERN:

Geschäftsführung / geschäftsführende Partner
Rechnungswesen / Buchhaltung (intern)
Abteilungsleiter

EMPFÄNGER EXTERN:

Eigene Rechtsvertreter
Rechnungswesen / Buchhaltung (extern)
Versicherungsunternehmen

Sonstige externe Dienstleister können beispielsweise solche in den Bereichen Wartung und Pflege der EDV-Systeme oder der Unternehmens-Webseite, Marketing oder auch Akten- und Datenträgervernichtung sein. Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.

3.2 Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln

Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.

3.3 Vorhandensein oder Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission

Trifft nicht zu.

3.4 Verweis auf geeignete oder angemessene Garantien

Trifft nicht zu

IV. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (siehe Ziffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Wir weisen noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Erfolgt die Verarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Schloss Schwerin, Lennéstraße 1,

19053 Schwerin

Telefon: +49 385 59494 0

Telefax: +49 385 59494 58

eMail: info@datenschutz-mv.de

web: www.datenschutz-mv.de; www.informationsfreiheit-mv.de

https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Externer Datenschutzbeauftragter:

ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB

Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder

Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch

Tel.: 0381 – 649 210 eMail: dsb-nord@ecovis.com

web: www.ecovis.com/datenschutzberater