Homeoffice-Tipps: Das sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten!

Die aktuelle Corona-Krise stellt deutsche Unternehmen und viele Branchen vor große Herausforderungen. Gleichzeitig bietet sie aber auch Chancen und Potenziale, die Arbeitskultur nachhaltig zu beeinflussen. War Homeoffice für viele Beschäftigte bisher nur ein zusätzlicher Mehrwert innerhalb einer ausgeglichenen Work-Life-Balance, so zeigt sich doch gerade in Zeiten einer solchen Krise der wirtschaftliche Vorteil der Heimarbeit: die stetige Geschäftsfähigkeit.

Wir informieren Sie in diesem Beitrag über die Voraussetzungen für Homeoffice sowie die wichtigsten Regelungen und geben Ihnen Tipps für ein erfolgreiches Homeoffice in Ihrer Firma. Dazu gehören auch Tipps zu unserem Spezialgebiet: dem richtigen Versicherungsschutz, um die benötigte Arbeitsausstattung sowohl im Büro als auch im Homeoffice optimal abzusichern. 

Welche grundlegenden rechtlichen Voraussetzungen müssen für das Homeoffice gegeben sein?

Während sich viele Arbeitnehmer wünschen im Homeoffice zu arbeiten, haben sich in der Vergangenheit Arbeitgeber oft gegen das Thema gewehrt. Ein Gesetz, das das Recht auf Homeoffice einräumt, gab und gibt es bisher nicht. Die gesamte Situation hat sich mit der Corona-Pandemie grundlegend geändert, sodass nun viele Firmen Überlegungen anstellen, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Achtung: Eine einseitige Anordnung von Homeoffice ist rechtlich nicht zulässig, der Arbeitnehmer muss dieser zustimmen. Zudem ist es wichtig, die arbeitsrechtlichen Vorgaben zu kennen und entsprechende Firmenregelungen zu erarbeiten und umzusetzen. Hierbei geht es vor allem um die Punkte Arbeitsschutz, Datenschutz, den Arbeitsvertrag selbst sowie Regelungen zur Arbeitszeit.

Bekommen Arbeitnehmer während des Homeoffice weiter ihr Gehalt?

Kurz: Ja. Da Arbeitnehmer weiter ihren Arbeitstätigkeiten nachgehen, hat das Homeoffice keine Auswirkungen auf ihre Gehaltsansprüche. Ein anderer Fall ist es jedoch, wenn der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragt.

Was muss beim Homeoffice während der Corona-Pandemie beachtet werden?

Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer auch in Corona-Zeiten auf Arbeit erscheinen müssen - Angst vor einer Infektion alleine reicht nicht aus, um zu Hause bleiben zu dürfen. Auch hier gilt: Einen Rechtsanspruch auf Homeoffice gibt es (noch) nicht. Ebenso kann Homeoffice nicht einseitig angeordnet werden. Das bedeutet im Klartext: Zeigt ein Arbeitnehmer sich nicht bereit, im Homeoffice zu arbeiten, muss der Arbeitgeber diesen bezahlt freistellen. Daher empfiehlt es sich, gerade in der jetzigen Corona-Krise über die Situation offen mit dem Arbeitnehmer zu sprechen und entsprechende Vereinbarungen gemeinsam zu finden.

Welche Arbeitsschutzregelungen sind im Homeoffice zu beachten?

Auch im Homeoffice muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein. In erster Linie betrifft dies den Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Während aufgrund der schnellen Umstellung durch das Corona-Virus derzeit viele Arbeitnehmer am heimischen Esstisch oder dem Küchentisch arbeiten müssen, sollte das Homeoffice idealerweise und unter Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmung mit den richtigen Arbeitsmöbeln ausgestattet sein. Hierfür sollte der Arbeitgeber ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen nötig sind. Eine Erfragung der Umstände jedes einzelnen Mitarbeiters gehört hierzu genauso wie eine entsprechende Unterweisung.  

Um die Arbeitsschutzbestimmungen überprüfen zu können, ist es für Arbeitgeber sinnvoll ein Zutrittsrecht zur Wohnung des Arbeitsnehmers zu vereinbaren. Dieses klärt Fragen wie "Wer darf die Wohnung betreten?" und "Welche Fristen sind bei der Ankündigung zu beachten?". Da ohne Zustimmung des Arbeitnehmers jedoch kein Zutritt erlaubt ist, empfiehlt sich in jedem Fall die richtige Unterweisung des Arbeitsnehmers.

Welche Datenschutzregelungen sind im Homeoffice zu beachten?

Die Themen Datenschutz und Betriebsgeheimnisse sind auch im Homeoffice nicht zu vernachlässigen. Der Arbeitgeber hat für geeignete Vorkehrungen zu sorgen. Welche dies genau sind, hängt in der Regel von der Art der Daten und der zur Verfügung gestellten IT-Hardware ab. In jedem Fall empfiehlt es sich, die ausschließliche Nutzung der Hardware für dienstliche Zwecke anzuordnen. Weitere technische Maßnahmen sind Einzelfallentscheidungen.

Der Arbeitnehmer sollte ebenfalls seinen Teil zur Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Datenschutzbestimmungen beitragen. Wenn möglich sollten alle wichtigen Dokumente und Materialien, aber auch das Notebook, zum Feierabend hin weggeschlossen und vor neugierigen Blicken der Familienangehörigen geschützt werden. Ebenso sollte eine sichere Internetverbindung via VPN vorhanden sein, um auch vom heimischen Arbeitsplatz aus sicher auf das interne Firmennetz und benötigte Daten zugreifen zu können. Darüber hinaus sollte für den sicheren E-Mail-Verkehr eine TSL-Verschlüsselung heutzutage Standard sein.

Sollten Arbeitgeber Homeoffice-Vereinbarungen im Arbeitsvertrag festhalten?

Es ist dringend zu empfehlen, alle konkreten Regelungen zur Arbeit zu Hause auch im Arbeitsvertrag durch eine Ergänzung festzuhalten. Hierzu zählen Themen wie der geplante zeitliche Umfang der Homeoffice-Tätigkeiten, Regelungen zur Erreichbarkeit, Festlegung der Arbeits- und Pausenzeiten sowie das oben angesprochene Zutrittsrecht zur Privatwohnung. So kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Abmachungen zur Kenntnis genommen wurden und auch überprüft werden können.

Welche Arbeitszeitregelungen sind im Homeoffice zu beachten?

Wichtig: Auch im Homeoffice gilt für Arbeitnehmer das Arbeitszeitgesetz. Dies betrifft vor allem die vorgeschriebenen Arbeitstage, die maximale Arbeitszeit, Pausenzeiten und vieles mehr. Es empfiehlt sich, die entsprechenden Regelungen festzuhalten und eine Dokumentation der Arbeitszeit zu vereinbaren. Zudem kann es sinnvoll sein, eine Erreichbarkeit der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit festzulegen. Achtung: Eine Erreichbarkeit in der Freizeit des Arbeitnehmers ist hier nicht eingeschlossen. Entsprechende Ausnahmen müssen vertraglich festgehalten werden.

Wie sieht die richtige Ausstattung für das Homeoffice aus?

Hardware

Um in der Heimarbeit effektiv und produktiv arbeiten zu können, bedarf es der richtigen Grundausstattung. Hier stehen Arbeitgeber in der Pflicht, ihren Mitarbeitern alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Welcher Mitarbeiter benötigt neben Laptop oder PC noch ein Headset oder gar einen Multifunktionsdrucker? Sind ausreichend Diensttelefone und -handys vorhanden, um eingehende Anrufe im Büro problemlos weiterleiten zu können? Welche Software wird benötigt, um einen reibungslosen Kommunikationsfluss zu schaffen? Ein Überprüfen der bisherigen Arbeitsprozesse schafft hierbei Klarheit über die bereits vorhandenen Grundvoraussetzungen sowie fehlendes Equipment.  

Das Equipment, das im Homeoffice benötigt wird, entspricht zumeist der üblichen Ausstattung des Arbeitsplatzes im Büro. Neben den beliebten Notebooks zählen auch zusätzliche Monitore, Tastaturen und Mäuse zur klassischen Homeoffice-Ausstattung. Je nach Bedürfnissen der Arbeitnehmer empfiehlt es sich, auch weitere Ausgabegeräte wie Drucker zur Verfügung zu stellen. Trotz fortschreitender Digitalisierung können viele Unternehmen noch nicht vollständig auf gedruckte Büromaterialien verzichten.  

Mitunter verfügt bereits ein Teil des Teams über Laptops anstelle von stationären PCs und kann somit schnell und flexibel in die Heimarbeit wechseln. Um weiterhin telefonisch erreichbar zu sein, setzen im Homeoffice viele auf Diensthandys und Headsets – so behalten Arbeitgeber die volle Kostenkontrolle und Mitarbeiter müssen ihre privaten Geräte nicht für betriebliche Gespräche nutzen. Für Mitarbeiter, die nun völlig neu Familien- und Berufsleben unter ein Dach bringen müssen, empfehlen sich Noise-Cancelling-Kopfhörer, um konzentrierter und ohne Hintergrundgeräusche arbeiten zu können. 

Sämtliche periphere Eingabegeräte wie Tastaturen, Mäuse, Trackpad oder auch Grafik-Tablet und Ausgabegeräte wie Drucker und Monitore sind als betriebliche Ausstattung zu inventarisieren. Dies trifft selbstverständlich auch für die Homeoffice-Ausstattung zu.  

Exkurs: Elektronik-Leasing und -Vermietung 

Bei einer notwendigen Neubeschaffung der elektronischen Geräte wird es schnell teuer; moderne Technologien und effiziente Hardware haben ihren Preis. Hierfür bieten immer mehr Anbieter im Bereich des IT-Leasings und -Rentings passgenaue und liquiditätsschonende Lösungen, um Unternehmen verschiedener Größen mit den benötigten Elektronik-Geräten auszustatten. Somit können Unternehmen sicherstellen, dass veraltete IT regelmäßig ausgetauscht wird. Anbieter wie Grover oder Black Rental verfügen über ein großes Angebot an mobilen und stationären elektronischen Geräten, die bei Bedarf für einen Zeitraum gemietet werden können.  

Der derzeitige rapide und vermehrte Umschwung auf Heimarbeitslösungen führt zu einer erhöhten Nachfrage bei vielzähligen Systemhäusern und Anbietern von IT-Lösungen, die Unternehmen und Arbeitgeber bei der Beschaffung der benötigten Technologie unterstützen. Auch der Elektronik-Einzelhandel und viele Telekommunikationsanbieter werben mit Sonderangeboten für Homeoffice-Lösungen. Gleichzeitig steigt auch die Nachfrage nach generalüberholten und neuwertig-gebrauchten Geräten. Obwohl technologisch bereits nicht mehr auf dem neuesten Stand, können viele Geräte noch für die notwendigen Arbeiten eingesetzt werden. Leider kommt es aktuell aufgrund hoher Nachfrage bei vielen Anbietern zu Lieferengpässen und Wartezeiten.  

Ein Austausch der Büroausstattung auf mobile und moderne Elektronik ist jedoch auch außerhalb der Krisenzeiten sinnvoll – unabhängig davon, ob die Mitarbeiter bereits im Homeoffice arbeiten oder nicht. Dabei sollte stets die Leistungsfähigkeit der Geräte im Fokus stehen; auch wenn ältere PCs und Notebooks ihren Dienst noch tun, so sind sie doch anfälliger für Schäden und Ausfälle und kosten letztlich viel Zeit, Nerven und Geld.  

Software

Die plötzliche Umstellung vom täglichen Büroalltag auf die Heimarbeit fällt einigen Beschäftigen oftmals schwer, insbesondere wenn das Prinzip Homeoffice komplett neu für das Unternehmen ist. Die Kaffeepause mit den Kollegen zwischen den Meetings oder eine kurze Absprache im Flur – die üblichen Kommunikationswege müssen im Homeoffice angepasst werden. Hierbei helfen verschiedene Tools und Softwares. Mit Slack, Zoom und Microsoft Teams beispielsweise lassen sich Aufgaben und Meetings innerhalb des Teams problemlos und einfach organisieren. Bei der Auswahl gilt es, die verschiedenen Software-Anbieter und Tools hinsichtlich der eigenen betrieblichen Anforderungen auszuwählen. Diese können natürlich nicht die soziale Interaktion und den persönlichen Austausch an der Kaffeemaschine ersetzen, ermöglichen es den Kollegen jedoch trotz Entfernung, effizient zusammen zu arbeiten. Grundvoraussetzung für das problemlose Arbeiten von Zuhause stellt dabei natürlich eine Internet-Breitbandverbindung dar, um sämtliche notwendige Webapplikationen nutzen zu können. Ohne diese sind ruckelfreie Videokonferenzen und Zoom-Meetings nicht möglich.

Möbel

Neben der benötigten Hardware und Software spielen im Homeoffice auch die richtigen Möbel eine entscheidende Rolle. Während aufgrund der schnellen Umstellung durch das Corona-Virus derzeit viele Arbeitnehmer am heimischen Esstisch oder dem Küchentisch arbeiten müssen, sollte das Homeoffice idealerweise und unter Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmung mit den richtigen Arbeitsmöbeln ausgestattet sein.  

Das Homeoffice sollte – sofern möglich – ein eigenes Zimmer innerhalb der Wohnung oder des Hauses bekommen. So lässt sich eine räumliche und psychologische Trennung von Arbeits- und Privatleben vornehmen und sorgt für einen Abschluss des Arbeitstages zum Feierabend. Gleichzeitig werden die Ablenkungsmöglichkeiten so minimiert. Steht kein eigener Raum für die Heimarbeit zur Verfügung, so sollte dennoch darauf geachtet werden, dass der Arbeitsplatz sich nicht im Schlafzimmer oder am Küchentisch befindet.  Ein Raumtrenner kann hier Abhilfe schaffen. Andernfalls empfiehlt sich eine ruhige Ecke im Wohnzimmer.  

Zum optimalen Arbeitsplatz gehören auch im Homeoffice ein Schreibtisch und ein ergonomischer Stuhl. Für die richtige Sitzposition und Rückengesundheit sind höhenverstellbare Stühle Pflicht, aber auch ein verstellbarer Schreibtisch ist sinnvoll. Steht der Schreibtisch dann seitlich zum Fenster, ist für einen optimalen Einfall des Tageslichts gesorgt, ohne dass das Licht auf dem Bildschirm zu stark reflektiert oder einfällt.  

Wer trägt die Kosten für das Homeoffice?

Die Kosten für die richtige Ausstattung übernimmt in der Regel der Arbeitgeber, denn dieser stellt die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung. Ist dies nicht der Fall und der Arbeitnehmer nutzt den eigenen Laptop oder andere Arbeitsmittel, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Kostenerstattung für die Einrichtung des Arbeitsplatzes. Dazu zählen auch Kosten für Strom, Wasser und gegebenenfalls Telefon und Internet. Ein Mietzuschuss für den Arbeitnehmer ist aufgrund des wahrscheinlich begrenzten Zeitraums der jetzigen Corona-Krise nicht wahrscheinlich, bei einer längeren oder sogar dauerhaften Homeoffice-Variante hingegen muss der Arbeitgeber den verwendeten Raum entweder anmieten oder eine monatliche Kostenpauschale zahlen, die auch wieder in einer Vereinbarung festgehalten sein sollte.

Wer haftet bei Unfällen im Homeoffice?

Auch im Homeoffice ist der Arbeitnehmer durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt, solange er eine Tätigkeit vollzieht, die dem Betrieb dient. Dazu gehören beispielsweise Arbeiten am PC, Telefonieren oder der Gang zum Drucker. Knifflig wird es hingegen bei sonstigen Tätigkeiten, die eher aus privaten Gründen stattfinden - beispielsweise der Toilettengang oder das Kochen des Mittags. Hierbei besteht kein Versicherungsschutz, das heißt ein Unfall während dieser Tätigkeiten kann nicht als Arbeitsunfall geltend gemacht werden.

Es ist daher zu raten, den Arbeitnehmer auf diese Sonderregelungen während des Homeoffice hinzuweisen und gegebenenfalls eine entsprechende private Unfallversicherung zu empfehlen. Hierfür bietet sich die Unfallversicherung von hepster an, die alle Lebensbereiche umfasst und ohne Gesundheitsprüfung abgeschlossen werden kann. Da die Homeoffice-Zeiten während der Corona-Pandemie mitunter begrenzt sind, bietet die Unfallversicherung zudem den Vorteil, diese auch tageweise bis zu 30 Tagen Laufzeiten statt für ein gesamtes Jahr abzuschließen.

Wer haftet bei Schäden an Arbeitsmitteln und elektronischen Geräten der Firma im Homeoffice?

Gerade der heimische Arbeitsplatz birgt einige Gefahrenquellen – zum Beispiel die umgestoßene Kaffeetasse oder der stürmische Hund, der vor Freude über das Herrchen im Haus den neuen Laptop samt angeschlossenem Monitor vom provisorischen Schreibtisch zieht. Jetzt stellt sich natürlich die Frage: Wer haftet für etwaige Schäden? Bei Schäden an den Arbeitsmitteln, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden, greifen die Regeln der Arbeitnehmerhaftung: Bei leichter Fahrlässigkeit muss der Arbeitgeber die volle Höhe des Schadens tragen. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz haftet der Arbeitnehmer in voller Höhe, bei mittlerer Fahrlässigkeit zumindest anteilig. Übrigens sind Dritte, also zum Beispiel Familienmitglieder, in der Arbeitnehmerhaftung ausgeschlossen.

Empfehlung von Experten und Rechtsberatern für Arbeitgeber

Eine umfassende Elektronikversicherung schützt sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber vor den finanziellen Folgen eines Schadens. Zudem ersparen sich Arbeitgeber Diskussionen oder gegebenenfalls sogar Rechtsstreitigkeiten mit dem Arbeitnehmer über die Haftung sowie die Übernahme der Kosten. hepster bietet Arbeitgebern ein flexibles Versicherungspaket, welches unter anderem folgende Elektronikgeräte umfasst:

Hinzu kommen eine Vielzahl weiterer elektronischer Geräten, die geschützt werden können. Hierbei wird unterschieden in mobile elektronische Geräte, stationäre Elektronik sowie elektronische Großgeräte. Dazu zählen neben den oben aufgelisteten mobilen Elektronikgeräten unter anderem:

  • Computer, PC-Komponenten und PC-Komplettsysteme
  • Drucker
  • TV und Fernseher
  • Projektoren und Beamer
  • Backofen, Herd, Kühlschrank, Kaffeemaschine

Arbeitgeber sind so vor den hohen Kosten einer Reparatur oder Neuanschaffung, die in Folge von Beschädigung, Zerstörung oder optional sogar durch Diebstahl entstehen, geschützt. Abgesichert sind unter anderem Sturz-, Bruch-, Brand- und Flüssigkeitsschäden sowie Schäden, die durch Bedienungsfehler oder elektrische Kurzschlüsse entstehen.

Versicherungsangebote für Firmen

Für größere Firmen bieten wir Ihnen flexible Versicherungslösungen, die auf Ihre Situation individuell zugeschnitten werden können. Dazu zählt auch eine Elektronikversicherung für Ihr gesamtes Inventar oder einzelne Geräte.

So erreichen Sie uns:

  1. Schicken Sie uns gerne eine E-Mail mit Ihren Anforderungen an partner@hepster.com
  2. Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular für Business-Anfragen

Home Office Versicherung Elektronik bei hepster

Homeoffice als zukunftsfähiges Arbeitsmodell?

Die Corona-Krise hat Deutschland aktuell fest im Griff. Trotz der großen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderung birgt die Krise ebenfalls die Chance die Arbeitskultur langfristig zu beeinflussen und die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schneller voranzutreiben. Das Homeoffice kann seinen nachhaltigen Teil dazu beitragen.  

Homeoffice kann zu einer gesteigerten Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen. Das Gefühl der freien Zeiteinteilung und des heimischen Umfelds können somit positive Auswirkungen haben. Gleichzeitig müssen sich Unternehmen bereits jetzt die Frage stellen, wie es nach der Corona-Krise weitergehen soll – sollen alle Mitarbeiter ihren regelmäßigen Arbeitsplatz wieder ins Büro verlegen oder wird das Homeoffice sich langfristig und nachhaltig etablieren?